10 tips om jouw sociaal intranet effectief in te zetten, juist nu veel collega's thuiswerken

Thuiswerken is inmiddels niet langer afhankelijk van corona besmettingscijfers en het advies van de overheid.  Er klinken namelijk steeds meer geluiden voor een nieuw ‘nieuw normaal’, zo blijkt ook uit onderzoek naar werken op afstand van Ivanti. Meer dan een derde van de respondenten geeft aan liever thuis te werken dan op kantoor. De toekomst is een werksituatie die zich opsplitst tussen thuis- en op kantoor werken. Hoe richt je jouw sociaal intranet daarop in?

Het onderzoek laat zien dat een gebrek aan effectieve communicatie en samenwerking één van de grootste zorgen van thuiswerken is.  Werknemers willen wel thuiswerken, maar dit mag effectief samenwerken niet in de weg staan. Ook het gebrek aan interactie met collega’s is een zorg. Hiermee schreeuwt een hybride werksituatie om een online oplossing voor effectieve communicatie en samenwerking. En, net zo belangrijk: een oplossing die (online) betrokkenheid tussen collega’s faciliteert.

Een sociaal intranet kan in een groot deel van deze zorgen tegemoet komen, mits het op de juiste manier wordt gebruikt en ingezet. Daarom leggen we je in dit artikel graag uit hoe je ervoor zorgt dat het sociaal intranet dé plek is voor effectief online samenwerken. En ook nog eens de plek die betrokkenheid en verbondenheid tussen collega’s stimuleert.

1. Maak het sociaal intranet (weer) het hart van jouw organisatie…

Herken je dat: voor interne overleggen gebruik je vergadertool A en online werkplek B, voor externe overleggen gebruik je vergadertool C en werkplek D en je eigen bestanden hebben hun plek op online werkplek E? Een wirwar aan online locaties met cruciale informatie. Dat maakt het niet makkelijk om snel de juiste bestanden te vinden.

Gedurende de coronapandemie hebben we allerlei online tools en werkplekken ontdekt en naast elkaar gebruikt. De uitdaging is om weer één plek te organiseren voor de online communicatie, in ieder geval intern. De variatie aan modules in Mett maakt het mogelijk om alles kwijt te kunnen op het intranet. Van een interne kennisbank naar verlofregelingen en van verslagen up- en downloaden naar werkplekken reserveren. 

Trek collega’s naar het intranet door noodzaak te creëren. Zorg er bijvoorbeeld voor dat een belangrijk document alleen op het intranet te vinden is, of dat collega’s zich alleen ergens voor kunnen inschrijven op het intranet en niet via de e-mail. Zo merken jouw collega’s direct de meerwaarde van het intranet.

2 ... En doe dit niet alleen!

Moedig je collega’s aan om documenten en berichten op het intranet te plaatsen, in plaats van te mailen. Als zij een poos iets anders gewend waren, moeten je hen hier weer opnieuw in ‘trainen'. Vraag collega’s of managers ook eens om een discussie aan te zwengelen op het intranet of om een leuk nieuwsbericht te plaatsen. Goed voorbeeld doet volgen!

3. Gebruik de homepage als dashboard met de belangrijkste informatie

Hoe makkelijker het intranet te gebruiken is, hoe meer het gebruikt zal worden. Maak het collega’s makkelijk om belangrijke informatie te vinden door deze direct op de homepage te tonen.

Loop je homepage eens langs op deze – haast onmisbare – content voor op de startpagina van je sociaal intranet:

• Een updatestream die automatisch de meest recente berichten toont vanuit de belangrijkste pagina’s

• Snelknoppen naar de meest bezochte pagina’s, binnen óf buiten het intranet 

• Een widget met opkomende (online) evenementen vanuit de organisatie

• Een widget met als doel de betrokkenheid tussen collega’s te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan een verjaardagenwidget, een widget met nieuwe collega’s of een widget die berichten toont die collega’s zelf op een prikbord hebben geplaatst.

4. Zorg ervoor dat écht iedereen het sociaal intranet goed kan gebruiken

Is het onduidelijk waar informatie staat? Of waar een reactie op wordt verwacht? Dat kan een belangrijke oorzaak zijn waarom het intranet niet of minder gebruikt wordt. Leid collega’s goed rond door het intranet. Vermeld altijd duidelijk waar je verwacht dat personen zelf iets plaatsen of reageren. Nodig collega’s bijvoorbeeld uit met een oproep als:   Heb je zelf een handige tip? Voeg je tip dan hier toe’.

Denk ook aan een instructiepagina voor het intranet. Daarmee motiveer je nieuwe medewerkers of medewerkers die zelden gebruik maken van het intranet om aan de slag te gaan. Het is ook handig om al op de inlogpagina te verwijzen naar een een contactpersoon wanneer inloggen niet lukt. 

En tot slot: zorg ervoor dat jouw intranet toegankelijk is, zodat écht iedereen toegang heeft tot alle informatie.

5. Creëer online verbondenheid

Als we elkaar minder vaak zien op kantoor, is het extra fijn om verbondenheid wat meer online te creëren. En zo trek je collega’s ook weer naar het intranet! Leuke ideeën zijn een maandelijkse poll, stelling of prijsvraag waar collega’s op kunnen reageren. Wil je hier zelf niet maandelijks achteraan? Denk dan eens aan een prikbord waar collega’s persoonlijke updates op kunnen plaatsen of een foto of verhaal van de week waarbij collega’s het stokje telkens weer doorgeven aan een nieuwe collega. 

6. Luister naar je collega’s

Wat verwachten collega’s op het intranet te vinden? Wat gebruiken zij vooral, wat zoeken ze en wat missen ze? Een korte enquête om meningen en wensen op te halen kan nooit kwaad. Zo help je om het sociaal intranet optimaal af te stemmen op interne behoeften. Stel eenvoudig een enquête op met de Formulierenmodule in Mett.

7. Onboarding

De truc is om collega’s vanaf de start actief betrokken te krijgen. Heeft jullie intranet al een onboardingsdeel? Zo niet, ga daar dan mee aan de slag. In de onboarding motiveer je nieuwe collega’s hun profiel aan te vullen, een voorstelbericht te plaatsen, notificaties in te stellen en leid je ze langs belangrijkste pagina’s op het intranet. Je kunt onboarding overigens ook heel goed introduceren bij bestaande collega’s na een vernieuwing van het intranet, bijvoorbeeld bij een nieuwe homepage. 

8. Check, check, dubbelcheck

Om collega’s naar het intranet te trekken, is het belangrijk dat zij goed op de hoogte worden gehouden van nieuwe informatie op het intranet. Check daarom eens of de automatische notificaties goed staan ingesteld. Of wijs collega’s erop dat zij zelf pagina’s kunnen volgen om op de hoogte te blijven.

9. Laat zien dat het intranet sociaal is

Het sociaal intranet is volledig gericht op interactie. Laat dit ook terugkomen! Met een widget toon je snel de laatste reacties of de meest bekeken pagina’s. En door de statistieken aan te zetten zien mensen direct hoe vaak een bericht is bekeken. Deze informatie maak het intranet nog dynamischer en nodigt uit tot klikken.

10. Begin klein

Het lijkt misschien in tegenstrijd met alle bovenstaande tips, maar: begin klein! Je hoeft niet direct je hele intranet om te gooien. Als je klein begint, kun je goed in de gaten houden wat wel en niet werkt en daarop in spelen. Zo kun je ook goed aandacht geven aan elke nieuwe toevoeging. Bijvoorbeeld met een nieuwsberichtje op het intranet!